建議書

• 作用

 

顧名思義，建議書是用來提出建議的文書。就一些公共事務或者民眾比較關心的課題、政策，我們如果有任何意見或提議，都可以以個人或團體的名義，寫成建議書，呈交有關方面參考。

 

同屬於建議書一類的，還有意見書和計畫書。名目不一，但性質相近。一般來說， 意見書以表達意見、理念為主；計畫書則會在提出建議以外，還包含具體的行動措施。

 

• 應用範圍

 

建議書的應用範圍頗為廣泛，任何團體的成員想就公家的事向團體提出建議，都可以採用建議書。比如學生可以向學生會乃至學校當局就課業問題或學校生活的各方面提出建議；公司的僱員可以就業務的操作情況或者公司的人事管理、僱員福利、工作環境等各方面提出建議；社團成員可以就社團的組織、工作開展和發展情況向主事者提出建議；甚至一般市民，也可以向一些公營機構或者政府部門就一些政策措施提出建議。

 

 

• 寫作注意事項

 

建議書的主要寫作目的在提出建議，因此重心就在建議本身，也就是正文部分；除此之外，加上一個標題，以及傳訊者和受訊者的名稱就可以了，結構可以說相當簡單。

 

一般應用文的開頭部分都要寫清楚受訊者的名稱，以表示應用文的寫作對象。建議書也不例外，究竟有關的建議要寫給誰看，應該在開頭就表明。建議書沒有固定的格式，有的採用書信形式，有的比較詳細周密，內文以外還有封面和目錄。對於比較簡短的建議書，稱謂可以放在標題的前面，也可以放在標題的後面。採用書信形式寫作的，可以以啟事語開頭，而把對受文者的稱謂放在正文的後面。至於另加封面的建議書，則應該把受訊者的名稱寫在封面上。

 

不過，有些建議書並不直接交到受文者手上，而是利用報章發表，既提出了建議，也可以藉此引起更多人注意，甚至可以製造輿論，使建議書的功能得到更大的發揮。在這種情況下，就不一定需要很明確地寫上受訊人的名稱。

 

建議書的標題雖然可以簡單到只寫「建議書」或「意見書」三個字，但是這樣的標題過於含糊籠統，最好還是把建議書所牽涉到的事情在標題裏就交代清楚。交代的方法有兩種是比較常見的，一種是把有關的事情作為修飾語，修飾「意見書」，構成偏正詞組，如：「關於延長圖書館開放時間的建議」、「增加順天村巴士路線意見書」；另一種是把「建議」用作動詞，把有關的事情作為「建議」的賓語，構成動賓詞組，如「建議取消學能測驗」、「建議成立家長教師聯合會」等。不過無論是哪一種結構，凡提出建議都必然牽涉到某些行動或者舉措，因此，標題通常也會涉及一些行動；上述例子中，偏正結構的修飾語本身就是一個動賓詞組；而動賓結構中的賓語也同樣是個動賓詞組，如「延長圖書館開放時間」、「增加巴士路線」、「取消學能測驗」和「成立家長教師聯合會」等。

 

建議書的正文就是所要建議的具體內容；如果內容比較複雜，可以採用列點的形式書寫，使條例比較清晰，必要時還可以冠上小標題。

 

不論以個人或者以團體名義提出建議，都應該言之有據，持之有理。語氣上應該委婉得體，不亢不卑。由於要把事理講清楚，也要說明各種必要的行動以及有關的負責部門，因此多數採用比較完整的句子，主謂賓各種成分比較完整；而句與句之間的邏輯關係也比較講究，因此一些邏輯關聯詞語的使用頻率也會比較高。

 

提完具體的建議以後，應該在最後寫上提建議者的名字和提出建議的日期，必要時還可以以附註形式交代通訊地址或聯絡方法，以便有關機構對建議作出回應。

 

• 空白格式範本
• 示例

 

例一：

 

戴校長： 建議增加小賣部食物種類   我校自去年轉為全日制之後，學生會不斷收到同學的意見，就午膳問題提出各種建議。 目前同學需自行解決午膳問題，雖然學校附近食肆數量基本足夠，也有不同食物種類和價錢供同學選擇，但部分同學因經濟或其他理由，選擇自行帶備食物或到小賣部購買食物。惟小賣部食物種類極少，除少量麵包糕點以外，只有營養價值極低的零食和汽水，無法為同學提供足夠的選擇；而部分自行帶備食物回校的同學，則發覺酷熱的天氣容易使他們一早準備好的食物變壞，因此強烈要求校方為同學解決午膳問題。學生會於上月會議中特別就同學所反映的意見展開討論，議決就商討結果向學校提出以下建議： (一)  要求小賣部增加食物種類，除零食以外，提供三明治、雞腿等 可以充飢的食物，如有可能，並出售飯盒；同學可以每周預先購票，使小賣部在預備食物時有所預算。 (二)  提供冰箱及微波爐，供同學於回校後存放和加熱食物，以免食 物變壞。 (三)  在有蓋操場增添長桌子和椅子，為同學提供進餐場地。   以上建議，希望校方能考慮施行，以幫助同學解決午膳問題，避免因處理不當而影響同學健康。   學生會主席 XXX 敬上   一九九九年五月二十日

 

 

 

 

 

 

例二：

 

連校長：   有關放學後開放課室予學生溫習的建議   我們是一群中一學生家長，都有至少一名子女在貴校就讀。由於家庭環境的關係，我們白天都需要外出工作，通常至黃昏六、七點鐘才能回到家裏；子女於三點半放學回家後，通常要獨處一段時間；不但學習方面無人輔導，獨自在家也構成安全問題，使我們無法安心工作。 我們知道貴校自前年開始設立學長制度，但成效不見顯著，原因主要是大家上課時間不同，見面時間不多，低年級同學因此得不到學長太多輔導和幫助。 我們經過商討，建議貴校在放學後，開放部分課室給有需要的學生，使學生可於放學後逗留在學校溫習功課，以免他們獨留家中發生意外，或到處流連，結黨成群。貴校亦可藉開放課室，動員學長於放學後撥出部分時間輔導學弟學妹，既可解決部分低年級同學的學習問題，也可增強各級學生之間的團結友愛精神，使學長制真正發揮作用；而低年級學生由於有所得益，也需略盡義務，於使用課室後，幫忙清理打掃，以同時培養學生愛好勞動、亦受亦施的公民意識，可謂一舉數得。希望校長能考慮我們的建議，既紓解了我們的困境，亦有助貴校建立良好學風。   中一家長 XXX XXX XXX XXX XXX XXX    一九九九年十月三日

 

 

 

 

 

例三:

 

 

 

敬啟者：

建議改善大廈管理及配套服務

 

本人為第五座 12 樓 E 室業主，於大廈開始入伙後一星期即遷入，至今半個多月。通過個人遭遇及觀察，發覺大廈管理及住客配套服務等方面，均存在若干問題，特此提出意見及建議如下：

 

• 大廈入口大堂雖有管理員 24 小時看守，但是對於出入人士並沒有認真查核。目前大廈處於新入伙時期，不少單位仍在裝修，期間不少裝修工人出入；另外也有不少房地產經紀帶同客戶參觀出租或出售的樓盤，以致每天出入人數眾多，品流亦頗為複雜，難保有不法份子乘機混入大廈犯案。故建議大堂管理員認真查核所有出入人士身分，裝修工人及房地產經紀須在大堂登記，其他閒雜人等禁止入內，以確保住客安全。
• 雖然貴公司於住戶遷入時，已著手為住戶辦理臨時住戶證，以備出入時作憑證；但是辦理速度緩慢，包括本人在內，不少住戶遷入超過半月，證件仍未發下，自然增加大堂管理員查核出入人士身份的困難。若臨時住戶證能於住戶遷入兩三天內發出，當可解決不少管理問題。
• 此外，缺乏住戶證，亦對住戶使用大廈設施帶來不便。例如大廈免費穿梭巴士本來可以為住戶帶來極大方便，但是由於不少住戶未能出示證件，使司機無法查證上車人士身分，有部分非住戶因而有機可乘，佔用了本來只供住戶享用的設施，於上下班繁忙時間，有些住戶甚至因為客滿而上不了車，對司機大發脾氣。住戶固然滿腹牢騷，司機亦左右為難。若所有乘車人士都能出示有效證件，此等問題自可迎刃而解。
• 大廈各座於不同時間分批入伙，目前穿梭巴士服務已開始飽和，上班時間開始有住戶因為客滿無法上車；下月中旬第六第七座開始入伙後，承搭巴士人數將更多，以目前的班次及巴士載客量來說，根本無法應付。須知為住戶提供免費穿梭巴士服務，乃明文具列在售樓合同中，部分住戶未能享用，貴公司等同毀約，勢必引起住戶投訴。因此貴公司宜及早調整巴士班次及載客量，以應付住戶需求。
• 目前本大廈雖然每座均有三部電梯，但是貴公司沒有明確指示使用情況，第五座最近一連幾天上班時間，均有裝修工人輪流佔用三部電梯搬運裝修器材，阻延住戶上班上學，因此建議貴公司指定其中一部電梯作搬運家具貨物之用，其餘兩部只准載客，才不致因為少數住戶的需要，影響其他人正常出入。

 

本人身為業主，自然希望擁有一處舒適而優美的居所。本屋村為九龍區近期落成比較優質的私人屋苑，如因管理問題而影響整體樓房素質，實在可惜；亦非我等業主所想 見到的。因此，希望貴公司迅速改善上述樓宇管理方面的問題，使各住戶均能安居樂業。 此致   XX 管理處   第五座 12 樓 E 室業主 XXX 謹啟 1999 年 8 月 18 日

 

 

例四：

 

呈：容國豪校長       籌辦「清遠市賑災扶貧之旅」建議書       樂群社學生會     1998 年 10 月
目  錄     (一) 背景			1
(二) 目的			2
(三) 活動內容			2
(四) 參加資格			2
(五) 參加人數			2
(六) 出發日期			2
(七) 住宿安排及交通安排			3
(八) 旅費			3
(九) 結語			3

 

 

(一 ) 背景

 

廣東省清遠市本來已經是廣東省內比較貧困的地方，於月前遭水災蹂躪後，更因人畜傷亡、房舍毀壞、百業停頓、經濟損失慘重，以致人民生活更加艱苦。

地理位置上，香港與廣東省近在咫尺；而回歸以後，兩地區在經濟社會方面，聯繫也日益頻繁；彼此之間開始形成一種脣齒相依、憂戚與共的關係。對於包括清遠在內的粵北一帶飽受洪水災害影響，香港大部分民眾都非常關注，也希望在災後重建的過程重，略盡一點綿力。

不過，在香港相對舒適安定的環境中長大的年青一代，對於災區民眾面臨的困境始終無法體會，而他們對於自己的國家也欠缺比較深厚的感情；這對於培養年青一代的胸襟視野以及對國家民族的責任感，實為不利。

樂群社成立三年以來，努力在校內組織同學參加各種義務工作，近來雖已逐漸凝聚了一批比較熱心的同學，積極推行社區服務，但是在校內影響仍不算大；熱愛國家、關心社會、睦鄰樂群的意識還未能廣泛傳揚開去。因此，本社經與學生會商討研究後，希望能取得校方同意支持，為月前受水災影響的清遠市人民籌募災後重建經費，並籌辦賑災扶貧之旅。

 

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(二  ) 目的   籌辦是次活動的目的，最主要是為清遠市災後重建籌募費用。我們同時建議委派部分同學親自把善款送到清遠，並在可能範圍內參加部分災後重建的義務工作。此舉既可激發同學關心祖國、關心社會的情緒，也可擴闊同學服務社會的範圍，加深同學對社會現實的認識，更有助同學培養國家民族的感情，具有多重意義。   (三  ) 活動內容   我們建議把活動分為兩部分，一部分是籌募賑災款項。籌募對象是老師、家長和學生。我們曾與美術學會、書法小組、陶藝小組、家政小組等聯絡，他們已同意義務製作書畫陶器、編織品、小點心等作義賣之用。活動另一部分是組織探訪隊把籌得的善款親自送到清遠，並在可能範圍內參加部分災後重建的義務工作。有關這方面的安排，我們曾經初步聯繫過香港善行會，該會是香港其中一個獲得大陸官方批准的賑災慈善團體，我們的同學可以加入該會的賑災隊伍一起出發，並投入該會在清遠的義務賑災工作。   (四  ) 參加資格   我們建議所有中四級或以上的同學都可以報名參加，但報名同學應具備義務工作經驗，身體健康，可以自我照顧，並經家長同意。隊伍中必須有樂群會骨幹會員及學生會幹事擔任小組長；樂群會顧問老師嚴建明已同意擔任領隊。   (五  ) 參加人數   由於目的地正處於災後重建階段，物資缺乏，生活條件差，因此賑災隊伍宜精簡，參考善行會提供意見，建議人數以十五人為限。   (六  ) 出發日期   善行會將於聖誕假期期間組織一支賑災隊伍第三次前往清遠，我們建議追隨善行會於十二月二十二日出發，一週後回港。     – 2 –

 

(七  ) 住宿及交通安排   善行會在清遠設有辦事處及聯絡點，並已在災區搭建起帳棚及平房。我們曾初步取得善行會同意，可於逗留清遠期間借用該會的帳棚或平房居住。 為節省經費，我們建議由香港乘搭火車至韶關，再由韶關乘搭長途巴士到達清遠。   (八  ) 旅費   旅費主要為膳食及交通費用，大約港幣二千元。我們建議參加的同學自行負責一半費用，其餘由家長教師聯合會贊助；該會主席表示此提議極可能得到聯合會支持。   (九  ) 結語   我們覺得這項活動既可直接幫助清遠的災民，又可激發同學關心祖國、關心社會的熱情，加深他們對國家對社會的認識，更有助同學培養國家民族感情；對於擴闊他 們的視野，培養他們的品格，都有積極作用，希望校方能支持我們的建議。     – 3 –